Allez dans Maintenance > Enregistrements pour suivre les réparations et l'entretien de vos véhicules et remorques. La page comporte deux onglets : Enregistrements et Totaux.
Importer un enregistrement avec l'IA
Le moyen le plus rapide d'ajouter un enregistrement est de téléverser le reçu ou la facture et de laisser l'IA le remplir.
- Allez dans Maintenance > Enregistrements et cliquez sur Importer avec IA.
- Déposez ou parcourez le reçu ou la facture (PDF, PNG, JPG ou JPEG).
- Cliquez sur Enregistrer. L'IA lit le document, crée l'enregistrement et extrait les pièces et la main-d'œuvre en postes détaillés.
- Ouvrez le nouvel enregistrement pour vérifier les informations et l'onglet Articles.
Crédits IA : Chaque import avec IA utilise des crédits IA. Vérifiez votre solde dans Paramètres > Crédits AI.
Ajouter un enregistrement manuellement
- Allez dans Maintenance > Enregistrements et cliquez sur Ajouter un enregistrement.
- Saisissez les informations : Enregistrement #, Statut, Date, Unité, Odomètre et Montant.
- Sélectionnez un Fournisseur (vous pouvez en ajouter un nouveau avec le bouton +).
- Choisissez le Type de l'enregistrement.
- Ajoutez une Description si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et ouvrir.
Détails de l'enregistrement
Cliquez sur un numéro d'enregistrement pour l'ouvrir. Chaque enregistrement comporte ces onglets :
- Informations – Enregistrement #, Statut, Date, Unité #, Odomètre, Montant, Fournisseur, Types et Description.
- Articles – les pièces et la main-d'œuvre de l'enregistrement.
- Documents – reçus, factures et photos.
- Notes – notes internes.
- Activité – historique des modifications.
Le statut peut être Nouveau, Ouvert, Fermé ou Urgent.
Autres actions
- Utilisez la barre Rechercher et le sélecteur de dates pour trouver des enregistrements.
- Utilisez Filtres pour affiner les résultats et Colonnes pour afficher ou masquer des colonnes.
- Le total des dépenses apparaît en bas de la liste.
- Utilisez le menu ⋯ en haut à droite pour Exporter CSV ou Importer CSV.
- Pour supprimer un enregistrement, ouvrez-le, cliquez sur le menu ⋮ en haut à droite et choisissez Supprimer.
Voir le total des dépenses
Ouvrez l'onglet Totaux pour voir les dépenses regroupées par unité, avec l'Unité #, le Type et le Montant total dépensé pour chacune. Vous verrez ainsi quelles unités ont les coûts de maintenance les plus élevés.
Ajouter et gérer les types
- Allez dans Paramètres > Types de maintenance.
- Cliquez sur + Ajouter un type.
- Saisissez le nom du type (par exemple « Vidange » ou « PM ») et enregistrez.
Ajouter et gérer les fournisseurs
- Allez dans Maintenance > Fournisseurs.
- Cliquez sur + Fournisseur en haut à droite.
- Saisissez le nom, l'adresse, le téléphone et l'e-mail du fournisseur, puis cliquez sur Enregistrer.